BTW-factuurregels voor ZZP
Elke factuur die u aan een Nederlandse of EU-zakelijke opdrachtgever stuurt, moet een geldige BTW-factuur zijn. De Belastingdienst schrijft precies voor wat erop moet staan. Ontbreekt een verplicht element, dan kan uw opdrachtgever de factuur afkeuren voor BTW-teruggaaf - wat betaling kan vertragen.
- Standaardtarief
- 21% BTW op de meeste diensten
- Verlaagd tarief
- 9% BTW op bepaalde categorieën (voedsel, boeken, kappers)
- 0% / vrijgesteld
- Gezondheidszorg, onderwijs, bepaalde financiële diensten, export buiten de EU
- Btw verlegd
- Bij B2B-diensten aan EU-opdrachtgevers in andere lidstaten: 0% BTW, vermelding "btw verlegd" op factuur
Kwartaalaangifte BTW
De meeste ZZP'ers dienen per kwartaal BTW-aangifte in: Q1 (jan-mrt) uiterlijk 30 april, Q2 uiterlijk 31 juli, Q3 uiterlijk 31 oktober, Q4 uiterlijk 31 januari. Te late aangifte leidt automatisch tot boetes van de Belastingdienst, ook als u niets verschuldigd bent.
Bij consistent hoge kwartaalbedragen kunt u overschakelen op maandelijkse aangifte. Is uw jaaromzet lager dan €20.000, overweeg dan de KOR (kleineondernemersregeling) om BTW-aangiften te vermijden - u kunt dan echter geen BTW op inkopen terugvragen.
Boekhoudverplichtingen
- Inkoopboek: alle kosten, per datum, met de leveranciersfactuur erbij
- Verkoopboek: alle uitgaande facturen, met bedragen en BTW
- Kasboek als u contante transacties heeft
- Bankafschriften voor elk zakelijk bankrekeningnummer
- Activaregister voor bedrijfsmiddelen boven €450
Populaire boekhoudtools voor Nederlandse ZZP zijn Moneybird, Exact Online, Boekhoudgemak en Twinfield. Veel koppelen via PSD2 direct aan uw bankrekening en vullen uw kwartaalaangifte automatisch voor.
Bewaarplicht van 7 jaar
U bent verplicht alle zakelijke administratie - facturen, bonnen, contracten, bankafschriften en belastingaangiften - minimaal 7 jaar te bewaren. Voor onroerend goed geldt een bewaarplicht van 10 jaar. De Belastingdienst kan elk jaar binnen dit venster controleren.
Digitale kopieën (scan of foto van een papieren bon) zijn volledig toegestaan, mits leesbaar en identiek aan het origineel. Bewaar ze in een formaat dat na 7 jaar nog opvraagbaar is: PDF is betrouwbaarder dan een compressiebewogen JPEG uit 2018.
Aparte zakelijke bankrekening
Juridisch gezien is een aparte bankrekening voor een eenmanszaak niet verplicht. In de praktijk is het sterk aanbevolen: het vermengen van zakelijke en privétransacties maakt controleerbare boekhouding lastig en wekt achterdocht bij een belastingcontrole. Populaire opties zijn Knab, Bunq en Revolut Business.
Bronnen
Dit artikel is gebaseerd op deze officiële pagina's. Bij verschillen gaat de officiële pagina voor.
Klaar om uw eigen cijfers te berekenen?
Probeer de ZZP-rekenhulp